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ビル管理の3つの立場とは

今回はビルマネジメントの世界で、みんなどんなポジションで仕事をしているのかを紹介していきます。ビル管理会社に入ると事務方を除き、今回ご紹介するポジションのどこかで仕事をする事になると思います。

 

社長と副社長と専務と常務と部長と課長とかでしょ。

それ会社組織の話だね。

そこにしか興味ないもん。

いやいや、そんなこと言わずせっかくなのでビルマネジメントの世界を知って下さいな。

こんな人におすすめ

・ビル管理のことに興味がある人

・ビル管理の業界で働いているけど、ビル管理の全体像がよく分からない人

・ビル管理業界の新人さん

・ビル管理=ビルメンと思っている人

 

 

 

ビルマネジメントの3つのポジション

まずどんなポジションがあるのかを見ていきます。

ビルマネジメントのポジション

・物件担当者      

・現場責任者      

・現場作業員      

 

3つで表現してみました。

これは、清掃・設備・警備すべてについて同じポジションになります。

この清掃・設備・警備については下記リンクをご覧下さい。

shikaku-management.com

 

ビルマネジメントの体制の基本イメージ

基本的には清掃・設備・警備にそれぞれ先ほどの物件担当者、現場責任者、現場作業員のポジションがあって活動しているイメージで大丈夫です。以下の様なイメージですね。

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規模の大きな建物になると、この基本の体制で運用している事が多くなります。清掃会社・設備会社・警備会社の様に会社単位で専用に配置される事になるため、よりこの体制に近くなります。

また、他の体制ももちろんあります。違うケースを見ていきましょう。f:id:takexam:20220414102126p:plain

この例は物件担当者が清掃・設備・警備の物件担当者を兼務している図になります。1人の物件担当者が清掃・設備・警備をとりまとめている体制です。この体制は中規模から大規模の建物に多い形です。

次の例を見てみましょう。f:id:takexam:20220414102119p:plain

こんな体制もあります。この例は、現場責任者が、清掃員・設備員・警備員の現場責任者を兼務している図になります。1人の現場責任者が清掃員・設備員・警備員を取りまとめている体制です。この形は小規模から比較的規模の大きい建物で採用されている体制です。物件担当者と現場責任者を同じ人が兼務する事もあります。

これらの体制は建物によって、また会社によって変わります。しかし、誰が兼務するか等の違いであって、最初に載せた図が基本になる事は変わりません。ですので、最初の図を基本として覚えておくと実務でも応用しやすいです。

さて続いてここからは、各担当者の役割を見ていきます。

 

 

担当のしごと内容

物件担当者

建物の担当者として、客先の窓口業務を行っている人になります。この物件担当者は複数の建物を兼務している事が多いです。エリアマネジャーと言った方が、その仕事の範囲は伝わりやすいかもしれません。

現場に入り込んで仕事をしている人からすると、たまに来てフランクな感じで現場責任者などと話をして帰っていく人の様な印象で「何しに来たんだこいつ」と思われがちなポジションです。

でも、この窓口業務というのが実は意外と大変で、以下の様な業務を行っています。

物件担当者の仕事内容

・見積書作成提出

・各種工事の調整

・定期作業や点検の実施状況の確認

・月次や年次報告書の作成、提出

・請負契約の見直しと値上げ(下げ)交渉

・現場作業員の欠員と補充対応

・不具合発生時の客先調整

 

誤解を恐れずに簡単に言っちゃうと「矢面に立つ人」ですね。ビルマネジメントの最前線です。正しい表現をするとビルマネジメントの花形になります。主に契約を頂いている客先との折衝になります。実際に作業をするというより現場が円滑に回る様な仕組みを作っていったり、サポートする業務が多いです。噛み砕いて見ていきます。

見積書作成提出

大事な仕事の1つである見積書作成。見積書作成と言っても非常に幅広い分野の見積書を作ったり精査(チェック)したりする事になります。

協力業者から見積書をもらうわけですが、その協力業者というのが、建築、電気、空調、給排水衛生、消防などなど多岐に渡ります。その見積書の物、数量、作業費、作業方法が適正かしっかり客先へ説明できるようにしなければなりません。その作成(精査)業務と見積書の内容把握が大変なのです。しかし、仕事をもらうためには絶対に外せない業務になります。「把握できてる(理解している)」を1つでも増やすために、日々勉強していくのです。

そんなに種類あったら全部把握するのって無理じゃない?

とうぜん最初は無理です!!全部把握するために日々勉強していくのです。そうすればそのうち納得してもらえる説明ができる様になります。

ちょっと追記

そもそも見積書というのはご存知でしょうか。何か仕事をした時にはその対価としてお金を頂きます。仕事をお願いする側としては、仕事をお願いする前にその仕事がいくらかかるのかを知りたいでしょう。事前にいくらかかるのかが書いてあるのが見積書になります。見積書には、細かく何にいくらかかるのかという費用を書いていきます。細かく書いた費用を足し合わせていくと最終の見積り金額ということになります。この一連の作業を積算業務と言います。

各種工事の調整

見積書を提出し仕事をもらったら、次は、現場責任者と綿密に打ち合わせを行い、工事や作業の調整を行います。物を運び込む経路やかかる日数、作業時間帯、館内規則、必要な申請書などを洗い出して関係各所と調整していきます。工事や作業に関する施工の中身については各協力業者にお願いすることになりますが、建物管理者としてその作業が安心安全であるかについてはしっかり考えて管理していかなければなりません。

ポイント!

ビルマネジメントの立場

・建物管理者として安心安全に工事や作業が行えるかどうかを見極めること

・工事や作業の中身は協力業者にまるっとお願いするスタンスで大丈夫

定期作業や点検の実施状況の確認

契約を頂いている作業が予定通り行われているかを確認します。もし、実施することになっていた作業が実施されていない等の状況があると、契約不履行として減額や解約になる可能性があります。また逆に実施しなくて良い作業を実施していたという場合も、手間がかかった分コストがかかり利益に響く事になるので、社内で大変めんどくさい話になります。ですので現場の事は基本現場に任せているとは言え、毎月きちんと把握する必要があるのです。

月次や年次報告書の作成提出

多くの建物では毎月や毎年ごとに報告書を提出しています。提出が必要な報告書は物件ごとに異なる為、作成が楽な物件と大変な物件とは結構な差があります。また、この報告書は現場責任者が作成する事も多い為、客先へ提出する前に修正が無いか等を確認する必要があります。客先への提出に関してはこの物件担当者と現場責任者で行う事が多いです。

請負契約の見直しと値上げ(下げ)交渉

ビル管理業界は労働集約型産業です。事業活動の主要な部分は人の労働力に頼っています。「全てのフロアのトイレを1日2回ずつ清掃するには、8時間のスタッフが3人は必要」といった具合です。つまり支出の大部分は人件費になります。そのため、最低賃金上昇の影響等は直に利益に直結してきます。こういった場合に、請負契約の金額を上げてもらう交渉をしたり、金額は変えずに仕様を見直して回数を減らしたりする等の交渉を行っています。

現場作業員の欠員と補充対応

先ほどの契約の話でも出しましたが会社の収入の大部分を人の労働力に頼っています。つまり、現場のスタッフの入退職の話はとても大事な話になります。欠員が出ては仕事が回らなくなりますし、かといって余剰で現場作業員を抱えるわけにもいきません。もし欠員が出た場合は、客先に相談して対応方法を協議します。物件担当者にとって何より大事なことは人が長く続けられる働きやすい職場環境を常に模索し続ける事だと思っています。

不具合発生時の客先調整

不具合や事故が発生した場合の一次対応等は現場責任者をはじめとする現場作業員が行いますが、なぜ不具合や事故が起きたのか、いつ、どうやって、いくらで復旧できるのか等を報告書を作って客先と調整するのは物件担当者の仕事になります。

比較的被害の大きい不具合や事故であれば、他の予定総崩れでその不具合や事故の対応にあたる事になります。

ポイント!

・不具合や事故の対応は、”緊急対応”と言われ、ビル管理上重要な業務になります。

 

 

現場責任者

1つの建物に常駐しており、現場作業員と共に決められた作業や不具合や事故の対応を行い、時には客先の窓口業務も行う人です。このポジションは、物件担当者と連携を取り合いながら物事を進めていく事になります。

業務内容は、基本的に物件担当者と同じになりますが、見積書作成等のお金がかかわってくる業務は行わないことが多いです。

ポイント!

・物件担当者が主にお金を扱う担当で、現場責任者はお金はあまり扱わない

・現場責任者の仕事は、現場が安定的に問題なく稼働するようにすることにある

・建物の内部事情を良く知るからこそ、改善提案を出せるのもこのポジション

現場作業員

清掃員、設備員、警備員など実際に現場で働いているスタッフの事です。「ビルメン」と言われている仕事になります。このスタッフは、原則決められた時間に決められた事を決められた様に実施することが求められます。これは請負契約で取り交わされた内容をしっかり遂行するためであり、内容には、対象となる物、数量、頻度、時間、配置人数等細かく決められているモノもあります。その内容を忠実に守ることが収益を上げることに繋がるため様々な決まりがあるのです。

ポイント!

・決められた行動から外れると怒られる事があるのはこのポジションです。

・現場によってきつかったり楽だったりの差が激しい

 

いかがでしたでしょうか。

今回はビル管理(ビルマネジメント)の担当業務を3つに分けて説明してみました。

それぞれの立場で、それぞれの業務があり、それぞれの大変さがあります。また、人によって向き不向きもあると思います。ぜひご自身がどのポジションが合いそうか想像して楽しんで頂けたらと思います。

 

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